PULS BRANŻY 13 e-AUTO SERVICE MANAGER 01 - 2026 Wystawianie faktur w systemie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale całkowite przeformułowanie procesu, do którego przywykliśmy przez dekady. Jako manager warsztatu musisz zrozumieć, że w 2026 roku „papier” przestaje być oryginałem dokumentu. Oto jak w praktyce będzie wyglądać proces fakturowania w Twoim warsztacie od 1 kwietnia 2026r. (lub 1 lutego dla największych podmiotów): 1. Krok po kroku: Od naprawy do e-faktury Zapomnij o wysyłaniu faktur mailem bezpośrednio z programu. Nowa ścieżka wygląda tak: 1. Przygotowanie w DMS: Wypełniasz dane o naprawie i częściach w swoim programie warsztatowym (np. Integra, warsztat.pl itp.). 2. Wysyłka (paczka danych): Klikasz „Wystaw”. Program nie generuje PDF -a, ale wysyła plik XML do rządowego serwera KSeF. 3. Walidacja: System MF sprawdza, czy plik jest zgodny ze schemą (czy nie brakuje NIP-u, kwot itp.). Trwa to od kilku sekund do kilku minut. 4. Nadanie numeru KSeF: Jeśli wszystko jest OK, faktura otrzymuje unikalny, 35-znakowy numer KSeF. Dopiero w tym momencie faktura jest uznana za prawnie wystawioną. 2. Czy drukujemy fakturę klientowi? To zależy od tego, kim jest Twój klient: • Klient B2B (firma z NIP): Nie masz obowiązku drukować ani wysyłać faktury mailem. Po nadaniu numeru KSeF, faktura automatycznie „wpada” do systemu Twojego kontrahenta. On pobiera ją sobie sam. Jeśli jednak klient poprosi o wydruk dla wygody (np. dla kierowcy), możesz mu go dać, ale musi to być tzw. wizualizacja faktury. • Klient B2C (osoba prywatna): Faktury dla osób fizycznych (B2C) początkowo miały być poza KSeF, ale przepisy ewoluują. Jeśli wystawiasz fakturę osobie prywatnej w KSeF, musisz ją jej dostarczyć w uzgodniony sposób (wydruk papierowy lub PDF), ponieważ klient indywidualny nie ma obowiązku posiadania konta w KSeF. • Ważny szczegół – Kod QR: Każdy wydruk faktury lub PDF wysłany klientowi poza systemem KSeF musi zawierać specjalny kod QR. Pozwala on klientowi sprawdzić za pomocą smartfona, czy ta faktura faktycznie istnieje w rządowej bazie. 3. Procedura offline: Co jeśli padnie internet? Warsztat nie może przestać wydawać aut, bo „serwer nie działa”. Na taką okoliczność przewidziano tryb offline: 1. Wystawiasz fakturę w swoim programie (on nadaje jej specjalny znacznik offline).
RkJQdWJsaXNoZXIy ODk4Nzg=