E-Modern Office Manager 3/2018

39 e-MODERN OFFICE MANAGER 03 / 2018 ZARZĄDZANIE Nic zatem dziwnego, że pracodawcy – jako ADO (Administratorzy Danych Osobowych) – poszukują rozwiązań, które ułatwią im re- alizację obowiązków określonych w tych przepisach, a jednocześnie zapewnią bez- pieczeństwo danych i możliwość ich bieżą- cej weryfikacji” – dodaje. Obowiązki administratora danych osobo- wych to m.in . 1.ustalenie zakresu danych osobowych i celów ich zbierania w różnych obsza- rach HR; 2. identyfikacja podzbiorów danych (np. obecni pracownicy, byli pracownicy, kandydaci do pracy, pracownicy sezono- wi, stażyści, podwykonawcy itp.); 3.wprowadzenie procedur dotyczących zabezpieczenia danych osobowych, za- sad rozpatrywania żądań do bycia zapo- mnianym (nie w każdym przypadku ka- drowym można je zrealizować), polityki informacyjnej firmy dotyczącej RODO, okresu przechowywania danych; 4.opracowanie i podpisanie umów po- wierzenia danych z podmiotami, którym dane, w związku z realizacją bieżącej działalności firmy, będą udostępniane. 1. Ewidencja zgód na przetwarzanie danych osobowych Im bliżej terminu wejścia w życie przepi- sów RODO, tym większa presja na wdroże- nie rozwiązań wspomagających ADO. „Ad- ministrator musi być w stanie wykazać, że podmiot udzielił zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, a także danych osobowych członków rodziny. W systemie Q-ODO, który stworzyliśmy z myślą o od- ciążeniu administratorów danych, w profi- lu danego pracownika przechowywane są informacje o przekazanym upoważnieniu i zgodzie na przetwarzanie danych dodatko- wych, m.in. dotyczących członków rodziny” – wyjaśnia ekspert Quercus, Paulina Kop- cińska. Twórcy rozwiązań informatycznych wspierających ADObiorą pod uwagę fakt, że w różnych organizacjach procedury i zakres przetwarzania danych mogą się różnić. Dla- tego są to zazwyczaj narzędzia elastyczne, z uprawnieniem generowania upoważnień i klauzul do umów w uzgodnionym wcze- śniej z pracodawcą-zleceniodawcą zakresie. 2.Obowiązek udostępniania i prawo do przenoszenia danych Na ADO ciąży także obowiązek informacyj- ny, czyli obowiązek udostępniania pracow- nikom informacji o zakresie przechowywa- nych danych osobowych na ich temat, na temat członków ich rodzin oraz o plano- wanym czasie przechowywania tych da- nych. Sporym ułatwieniem dla ADO jest, gdy system, z którego korzysta, pozwala na automatyczne wygenerowanie raportu dotyczącego zakresu tych danych oraz ter- minu, w jakim będą one przechowywane/ archiwizowane. W przeciwnym wypadku konieczne jest czasochłonne, ręczne przy- gotowywanie takiego zestawienia. Zgodnie z RODO każda osoba, której dane zgromadziliśmy, będziemogła zażądać kopii tych danych oraz zrealizować swoje prawo do ich przenoszenia. W praktyce zazwyczaj oznacza to konieczność przygotowywania