E-Modern Office Manager 2/2019

17 e-MODERN OFFICE MANAGER kwiecień - 2019 ZARZĄDZANIE usprawnień w zakresie obiegu dokumen- tów oraz dostrzeganiu potencjału oszczęd- ności. Przebija z nich także potrzeba walki ze wspomnianym wyżej chaosem będą- cym rezultatem wielokanałowej komu- nikacji i istnienia zwielokrotnionych ko- pii dokumentu w wersjach papierowych i elektronicznych. Hasło to wybrzmiało w raporcie AIIM, w którego podsumowa- niu stwierdzono, że najistotniejszym po- wodem wdrożenia nowego lub wymiany funkcjonującego rozwiązania z obszaru ECM jest przyznanie, że treści organizacji pogrążone są w chaosie: Brak pewności, że korespondencja e-mail jest wiarygod- nym źródłem danych przekraczał w dekla- racjach respondentów 50 proc. Poczucie, że wiadomości przesyłane przez komuni- katory nie są zarządzane, panował nato- miast wśród trzech na czterech ankietowa- nych 8) . Wymierne korzyści z okiełznania chaosu Choć – co może dziwić – oszczędności nie były pierwszą odpowiedzią na pytanie o przyczyny wdrożenia rozwiązań ECM, nie ma wątpliwości, że zmniejszenie kosztów operacyjnych jest jego „skutkiem ubocz- nym”. Wszyscy respondenci IDC przyznali, że system pozwolił wypracować oszczęd- ności: •w przypadku 20% ankietowanych na po- ziomie 1-5%, •w przypadku 36% ankietowanych na po- ziomie 5-10%, •w przypadku 28% ankietowanych na po- ziomie 10-20%, •w przypadku 14% ankietowanych na po- ziomie 20-30%, •a w przypadku 2% na poziomie powyżej 40% 9) . Dzięki ECM obniża się wydatki w kilku kate- goriach. Szacuje się, że system zarządzania treścią, dzięki któremu na dysku zachowuje się tylko jedną, współdzieloną kopię doku- mentu, może zmniejszyć o 41,2% ilość miej- sca zajmowanego przez nieuporządkowane treści. Gdyby każdy załącznik do e-maila był zapisywany tylko raz, o 30-50% dałoby się zmniejszyć rozmiary farm serwerów. Nie wspominając już o tym, ile drzew można by ocalić, redukując do zera liczbę papierowych duplikatów każdego dokumentu (podobno każdego dnia na świecie robi się 1 miliard kserokopii!) 10) . Na pytanie, jak dokładnie przekłada się to na pieniądze, odpowiedzia- ła w swoim raporcie z 2017 firma Forrester Consulting. Na podstawie wywiadów z użyt- kownikami SAP-a dokonała wyliczeń, ile na wdrożeniu rozwiązań zarządzania treścią zy- skać może modelowa organizacja. Choć to raczej mało reprezentatywne przedsiębior- Cyfrowa Transformacja Państwa firmy ELO ECM Suite system do Zarządzania Dokumentami Archiwizowania Obiegu Dokumentów www.elo.com