E-Modern Office Manager 2/2019

16 e-MODERN OFFICE MANAGER kwiecień - 2019 ZARZĄDZANIE •dopilnowanie, by informacje znajdowały się w odpowiednich rękach w odpowied- nim czasie (dostarczanie). Według wikipedycznej definicji takie cy- frowe kancelarie mają na celu ułatwienie zarządzania informacjami korporacyjnymi poprzez uproszczenie przechowywania, zwiększenie bezpieczeństwa, kontrolę wer- sji i ścieżki procesu. Korzyści dla organiza- cji związane z jego wdrożeniem obejmują natomiast: poprawę wydajności, lepszą kontrolę i zmniejszenie kosztów 2) . To teo- retyczne podsumowanie znajduje odzwier- ciedlenie w wielu biznesowych analizach i raportach. Chaos u podstaw Według przewidywań IDC z 2013 roku ilość generowanych globalnie danych miała do końca dekady 2010-2020 dwudziestokrot- nie przewyższyć możliwości ich przetwo- rzenia 3) . W kontekście organizacji, których główna działalność polega na pracy biuro- wej, nadmiar informacji wyraźnie widać na przykładzie dokumentów. Według szacun- ków Harmon.ie, każdego dnia pocztą elek- troniczną wysyła się do wglądu średnio pięciu osób dwa lub więcej pliki, co daje w efekcie 10 nowych kopii składowanych w wielu lokalizacjach. Coopers and Lybran wyliczają, że nawet 15% ich papierowych odpowiedników jest źle opisanych lub umieszczonych w niewłaściwym miejscu. W związku z tym na ich ręczne wyszuki- wanie zużywa się 20-40% dnia. Według danych Gartnera, wyszukiwanie informa- cji może zajmować więcej, bo nawet 50% czasu pracy, a zlokalizowanie pojedyncze- go dokumentu zabiera średnio 18 minut. Wspólne wyliczenia IDC i Adobe sugerują, że w skali roku koszty tego marnotrawstwa wynoszą niemal 20 tys. dolarówna jednego amerykańskiego profesjonalistę w branży informacji, co oznacza stratę produktywno- ści na poziomie 21,3% i w 1000-osobowej organizacji równa się z potrzebą zatrudnie- nia 213 ludzi więcej niż gdyby nie trzeba było prowadzić żmudnych poszukiwań dokumentów 4) . IDC prognozuje, że w co- raz bardziej opartym na wiedzy otoczeniu konkurencyjnym ilość informacji będzie rosła, w związku z czym na znaczeniu zyska organizacja danych w taki sposób, by ich wyszukiwanie pozostawiało czas na pracę generującą wartość dla klienta. Kluczem do sukcesu na współczesnym rynku ma być według raportu „ECM: zmieniając cha- os w produktywność” zdolność integracji informacji o różnym poziomie uporządko- wania w jednolitym, skutecznym systemie zarządzania treściami 5) . Po co komu ECM Jak wynika z ankiety przeprowadzonej przez AIIM w 2011 roku, głównymi czyn- nikami kształtującymi projekty z obszaru zarządzania dokumentami i nagraniami są: wzrost wydajności, optymalizacja proce- sów biznesowych, compliance, redukcja kosztów i zmniejszenie ryzyka (odpowied- nio od 22 do 8 proc. wskazań) 6) . Zapytani z kolei przez IDC już o konkretnie przyczyny wdrożenia ECM polscy, niemieccy i francu- scy menadżerowie średnich i dużych firm jako główne czynniki wymienili: •centralne zarządzanie treścią i dokumen- tami (69%), •optymalizację obiegu dokumentów i skró- cenie związanych z nim procesów (53%), •potencjał zmniejszenia kosztów opera- cyjnych (53%), •kontrolę nad obiegiem dokumentów, pra- cownikami i danymi biznesowymi (44%), •bezpieczeństwo danych i zgodność z wy- mogami prawnymi (37%) 7) . Wyniki świadczą o świadomości potrzeby