E-Modern Office Manager 2/2019

PANORAMA 11 e-MODERN OFFICE MANAGER kwiecień - 2019 kiem, a pracownik może dojść do wniosku, że firma zupełnie nie szanuje jego czasu. Dlatego optymalizację kosztów trzeba rozpocząć od dokładnej analizy wszyst- kich wyjazdów służbowych ze względu na ich zasadność, koszt i zaangażowanie czasowe pracowników. Później trzeba pa- miętać, by oszczędności nie wpłynęły na efektywność pracowników: dodatkowe przesiadki, niski standard hotelu czy jego złe położenie spowodują zmęczenie pra- cownika, a w końcu – gorsze wyniki firmy. Firmowa polityka podróży powinna być elastyczna i uwzględniać również – w mia- rę możliwości – alternatywne sposoby organizacji spotkań biznesowych. Może uwzględniać apartamenty czy wysokiej jakości hostele jako noclegi, a oprócz tra- dycyjnych przestrzeni konferencyjnych – również przestrzenie coworkingowe. Warto zwrócić uwagę na popularność ekonomii współdzielenia wśród młod- szych pracowników i uwzględnić możli- wość korzystania np. z przejazdów Ube- rem zamiast taksówkami. Pracownicy będą zadowoleni, polepszy się wizerunek firmy, a jednocześnie wydatki będą niższe. Wszyscy na tym wygrywają. 4. Sztuczna inteligencja oraz automatyzacja procesów Lepiej zorganizowane podróże, wykorzy- stanie ekonomii współdzielenia, uwzględ- nienie wyjazdów bleisure, a do tego ela- styczna polityka podróży uwzględniająca zmieniające się okoliczności – pracodaw- cy muszą wziąć pod uwagę coraz więcej czynników. A do tego dochodzą zmienia- jące się przyzwyczajenia podróżujących. Pracownicy chcą mieć wpływ na swoje wyjazdy i możliwość wyboru hotelu czy samolotu. Przyzwyczaili się do tego or- ganizując prywatne podróże i tę wygodę chcieliby mieć również w pracy. Z drugiej strony firmy chcą skutecznie zarządzać budżetem na podróże służbowe, żeby móc reagować na bieżąco na zmieniające się okoliczności. Wyzwaniem jest też or- ganizowanie i rozliczanie podróży służbo- wych pracowników zewnętrznych. Rozwiązaniem jest automatyzacja części procesów i wykorzystanie sztucznej inte- ligencji, która szybciej, efektywniej i ta- niej uwzględni wszystkie potrzeby firmy. To właśnie z takich potrzeb wyrosło Ho- tailors. Z jednej strony za pomocą naszej platformy do organizacji podróży służbo- wych wszyscy pracownicy mogą rezer- wować wyjazdy w ramach przysługują- cych im limitów. Z drugiej firma otrzymuje dokładną kontrolę wydatków w czasie rzeczywistym, a na koniec miesiąca jedną zbiorczą fakturę. Rozliczanie kosztów sta- je się dziecinnie łatwe. Co ważne – podróżujący mają zapewnione przez cały czas wsparcie agentów podró- ży. A to kolejny ciekawy trend: wszyscy chcą automatyzacji oraz wsparcia sztucz- nej inteligencji, ale jednocześnie w sytu- acjach kryzysowych liczą na pomoc dru- giego człowieka. Dlatego zmienia się też rola agentów podróży. Technologia staje się narzędziem do codziennej obsługi, a agent – ekspertem. Amerykańskie Sto- warzyszenie Doradców Turystycznych (American Society of Travel Advisors - ASTA) w ubiegłym roku zmieniło zresztą nazwę. „Agenci” stali się „doradcami”. Wynika to właśnie ze zmiany roli agentów podróży, spowodowanej również przez rozwój technologii. 5. Zawsze pod ręką W 2019 r. klient chce mieć łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych informacji. Oznacza to, że firma obsługująca podróże