E-Modern Office Manager 2/2019

PANORAMA 10 e-MODERN OFFICE MANAGER kwiecień - 2019 2. Podróże służbowe jako element budowania marki Wizytówką firmy mogą być wszystkie wyjazdy służbowe. Ich planowanie, orga- nizowanie i rozliczanie musi być jednak proste i szybkie, żeby nie stało się uciążli- wością. Z naszego doświadczenia w Hota- ilors wynika, że dla wyjeżdżających ważne jest również, by nie musieli finansować delegacji sami, a potem czekać na zwrot kosztów. Dobrze funkcjonująca i przejrzysta polityka podróży sprawi, że wyjazdy będą atrakcyj- ne i motywujące dla pracowników. Będą również kartą przetargową w czasie re- krutacji. Według badań dla większości za- trudnionych możliwość podróżowania to dodatkowy prestiż, więc delegacje mogą stanowić wartościowy element oferty pracy. A przecież w Polsce już teraz braku- je pracowników, również na stanowiskach specjalistów. Według danych Unii Euro- pejskiej w samym 2017 r. z Polski wyje- chało ponad pół miliona osób z wyższym wykształceniem. Dlatego warto zadbać o każdy szczegół, który może przyciągnąć do pracy najlepszych kandydatów. Dochodzi jeszcze jeden element: bezpie- czeństwo kobiet. Według badania Global Business Travel Association aż 40 proc. podróżujących służbowo to panie, a tylko 18 proc. firm w politykach podróży bierze pod uwagę ich potrzeby. Tymczasem we- dług GBTA aż 82 proc. kobiet obawia się wyjazdów do niektórych krajów ze wzglę- du na różnice kulturowe i kwestię praw kobiet, 75 proc. obawia się molestowania seksualnego, a 73 proc. fizycznej napaści. W polityce podróży firmy mogą zapisać rozwiązania, które będą chroniły kobiety. Może być to lista krajów podwyższonego ryzyka, w których będą wymagane dodat- kowe zabezpieczenia – na przykład cało- dobowa lokalizacja pracowniczki i możli- wość natychmiastowego kontaktu w celu wezwania szybkiej i skutecznej pomocy. Może być to wymóg rezerwowania hoteli z 24-godzinną ochroną czy pokojów z do- datkowymi zamkami. Można też zawsze wynajmować paniom sprawdzone auto z kierowcą w drodze z i na lotnisko – tak- sówki bowiem, szczególnie w nocy, mogą być dla kobiet ryzykownym środkiem transportu. Warto o takich rozwiązaniach pomyśleć, bo wypracowanie szczegółowych zasad daje firmom przewagę w przyciąganiu specjalistek. 3. Rozsądne oszczędności czyli optymalizacja kosztów Global Business Travel Association prze- widuje, że w 2019 r. ceny lotów wzrosną o 2,6 proc., a hoteli o 3,7 proc. Dla firm, których pracownicy często wyjeżdżają, może to być poważne obciążenie. W epo- ce wideokonferencji wydawałoby się jed- nak, że łatwo zrezygnować z kosztownych podróży służbowych. To jest jednak bardziej skomplikowane. Wyjazd biznesowy to inwestycja. Żeby zbudować trwałe relacje z partnerami trzeba się dobrze poznać. Bez spotkań to właściwie niemożliwe. Firmy powinny jednak próbować wyko- rzystać najnowsze technologie komuni- kacyjne. Nie warto przy tym szukać pro- stych oszczędności. Są ważne spotkania, na których trzeba być obecnym osobiście i w świetnej formie: wtedy nie można oszczędzać na hotelu czy przelotach. Część spotkań roboczych z pewnością jednak można zastąpić telekonferencjami. Trzeba wziąć też pod uwagę dobro pracowników. Czy podróż przez pół świata na jedno spo- tkanie ma sens? Będzie poważnym wydat-